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Effizienz: Zu viele E-Mails?
Effizienz: Zu viele E-Mails?

Zu viele E-Mails? Drei erprobte Tipps, die jeder kennen sollte

Wann immer Sie das Mailprogramm öffnen, trudelt eine nicht enden wollende Reihe neuer E-Mails hinein? Manche Führungskräfte berichten, Sie bekämen im Durchschnitt 70 bis 100 E-Mails am Tag. Da müsste die Berufsbezeichnung auf der Visitenkarte eigentlich »E-Mail- Respond- Manager« lauten, denn das scheint mir der tatsächliche Hauptjob zu sein.

An andere Stelle habe ich die »Konzentration auf Weniges« als eines der wichtigsten Prinzipien für das Erbringen von Leistung vorgestellt. Das Beantworten der E-Mails ist oft genau das Gegenteil davon. Sie verzetteln sich mit diesem und jenem, das zwar manchmal dringend, aber fast immer unwichtig ist. Gesucht ist also ein Weg, um mit den lästigen kleinen Monstern umzugehen. Drei Empfehlungen erleichtern Ihnen das Leben:

Zu viele E-Mails? Besiegen Sie die CC-Krankheit

In einem früheren Job hatte ich eine Kollegin, die unglaublich perfekt organisiert war. Sie hatte den gleichen Job wie ich, nur dass auf meinem Schreibtisch Stapelwirtschaft herrschte und ihrer bis auf Computer und Telefon völlig leer war. Regelmäßig ging sie zwischen 16:00 und 17:00 Uhr nach Hause. Sie war die Einzige, die sich das leisten konnte, während wir anderen bis 19:00 oder 20:00 Uhr zu tun hatten. Es gab auch nicht die sonst üblichen »Hast du einen halben Tag frei?«-Kommentare. Schließlich wusste jeder, dass die Kollegin mindestens genauso viel erledigte wie wir anderen – nur in deutlich weniger Zeit.

Die Kollegin wechselte später zu einem Unternehmen, in dem die CC-Krankheit grassierte. War ein Mitarbeiter nicht sicher, wen eine Mail betreffen könnte, wurde sie einfach per Carbon Copy (zu dt. „Kohlepapier-Durchschlag“) an alle geschickt. Kaum hatte meine frühere Kollegin ein eigenes Mailkonto im Unternehmen, füllte es sich schon mit Unmengen an E-Mails. Wie ging die gut organisierte Kollegin damit um? Sie erzählte mir, dass sie zwei Wochen lang abends länger im Büro geblieben war und jede E-Mail im Detail gelesen hatte. Anschließend habe sie auf viele so geantwortet:

»Liebe/r Frau/Herr ABC, danke, dass Sie mir schreiben. Ich habe Ihre E-Mail gelesen, mir ist aber nicht ganz klar geworden, warum Sie mir diese geschickt haben. Das Thema der Mail betrifft mich nicht. Vielleicht nehmen Sie mich bei solchen Mails in Zukunft aus dem Verteiler, denn ich lese natürlich sehr aufmerksam, was Sie mir schicken. Mit besten Grüßen Ihre XYZ«

Nach den zwei Wochen wurde sie von den meisten Kollegen mit allgemeinen Rundmails nicht mehr behelligt.  Niemand war ihr deswegen böse und wichtige Informationen verpasste sie trotzdem nicht.

Zu viele E-Mails? Öffnen Sie morgens nicht zuerst die Mails

Gehören Sie auch zu den Menschen, die morgens als Allererstes Ihr E-Mail-Programm starten, »um mal zu schauen, was so reingekommen ist«? Wenn Sie als Erstes anfangen, Mails zu lesen, werden Sie mit vielen Ansprüchen, Bitten, Informationen und Nichtigkeiten überflutet. Von Spam noch gar nicht zu reden. Ihre Fokussierung wird damit zerstreut.

Sind Sie wie die meisten Menschen neugierig, wer Ihnen geschrieben hat? Die E-Mails zu öffnen ist ein bisschen wie Geschenke auspacken: Man weiß nie was drinnen ist. Tatsächlich sind es aber selten hocherfreuliche Überraschungen, sondern meist belanglose Administrationsthemen, die getrost ein bis zwei Stunden warten können.

Ein weiterer Grund für das häufige Öffnen und Bearbeiten von E-Mails ist das gute Gefühl, das viele Menschen beim Erledigen der Anfragen haben. Sie glauben etwas geleistet zu haben, wenn sie einen guten Teil der E-Mails abgearbeitet haben. Aber stimmt das? Sie haben Ihre Aufmerksamkeit zerstreut und sich mit unwichtigen Themen beschäftigt.

Reservieren Sie sich deshalb die ersten beiden Stunden des Tages besser für wirklich wichtige Arbeiten. Beginnen Sie morgens mit dem, was die größte Hebelwirkung auf Ihre Ergebnisse hat. Das können für eine Führungskraft nicht die E-Mails sein. Erst wenn die vorrangigen Aufgaben erledigt sind, öffnen Sie das Mailprogramm. Sie werden feststellen, dass Sie so schon nach ein bis zwei Wochen deutlich mehr erreichen, weil Sie direkt zu Beginn des Tages etwas wirklich Produktives leisten.

Zu viele E-Mails? Tun Sie das Unmögliche!

Dieser letzte Tipp ist der radikalste. Wofür bekommen Sie Ihr Gehalt? Sicher nicht für das Beantworten von E-Mails aller Art. Ich kenne einen Vertriebsmanager, der außergewöhnlich erfolgreich ist. Seine Umsatzzahlen sind weit besser als die seiner Kollegen mit vergleichbarer Gebietsgröße. Bei einem gemeinsamen Mittagessen fragte ich ihn nach seinem Erfolgsgeheimnis. Er verriet mir verschmitzt:

»In meinem Maileingang liegen Hunderte nicht gelesener E-Mails. Ich weiß, da sind ein paar Bomben dabei, die irgendwann platzen, aber das nehme ich in Kauf. Statt brav die Mails zu beantworten, gehe ich lieber mit meinen Vertriebsleuten raus zum Kunden und coache sie. Das ist gut für die Umsatzzahlen.«

Recht hat er. Oder haben Sie schon einmal davon gehört, dass ein Vertriebschef alle anderen beim Umsatz übertraf, indem er alle seine E-Mails vollständig und korrekt beantwortet hat? Sehen Sie! Überlegen Sie sich, was Ihr Beitrag im Unternehmen ist. Was ist das Wesentliche? Was ist der Kern Ihrer Aufgabe? Wie immer Ihre Antwort auf diese Frage lautet: Diese Aufgabe sollte an erster Stelle stehen.

Ich mache es seit einigen Jahren genauso. Ich sehe meinen Beitrag als Redner und Autor darin, etwas für eine Verbesserung der Führungskultur zu tun. In den oft sehr stressigen Phasen, in denen ich an einem Buch schreibe, beantworte ich viele Mails einfach nicht mehr sofort und mitunter auch gar nicht. Nur meinen Auftraggebern antworte ich weiterhin zeitnah. Auf eine Anfrage nicht zu antworten, ist natürlich nicht so höflich, wie ich gerne wäre. Andererseits könnte ich sonst den Abgabetermin für das nächste Buchmanuskript nicht halten.

Es ist eine Illusion zu glauben, man könne dauerhaft einen wirklich wichtigen Beitrag leisten, Zeit für die Familie haben und auch noch korrekt alle E-Mails abarbeiten. Bei einem der drei Punkte müssen Sie zumindest zeitweise Abstriche machen. Warum sollte das die Familie sein oder die Aufgabe, die Ihnen wichtig ist?

Zu viele E-Mails? Schritte zur Umsetzung

  1. Nehmen Sie sich jeden Morgen kurz Zeit und fragen Sie sich, welche der anstehenden Aufgaben die größte Hebelkraft hat. Was sollten unbedingt Sie als Führungskraft tun, weil es wirklich einen Unterschied macht und kein anderer es tun kann? Beginnen Sie unverzüglich damit! Nach anderthalb oder zwei Stunden produktiver Arbeit können Sie dann auch E-Mails lesen.
  2. Weisen Sie undifferenzierte »Mails an alle« freundlich zurück.
  3. Geben Sie sich selbst die Erlaubnis, E-Mails manchmal unbeantwortet zu lassen, wenn andere Dinge wichtiger sind.

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Autor Alexander Groth

Alexander Groth

Alexander Groth ist Professional Speaker, Trainer und Autor für Leadership. Er vermittelt Führungskräften neue Impulse für ihre Arbeit und ist Lehrbeauftragter an drei Universitäten. Sein Engagement gilt der Förderung einer modernen Führungskultur.

Groth ist einer der meistgelesenen Führungsautoren. Als Dozent mit der besten Benotung erhielt er zweimal in Folge den Best Teaching Award der TU München.

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